Da qualificação de fornecedores à gestão de contratos: o projecto de compras digitais de illycaffè

Este artigo foi originalmente escrito por Paola Capoferro e publicado em italiano pela Digital4.biz.Leia o artigo original em italiano.

 

Diego Pedroli, Director de Compras de illycaffè, deu uma entrevista na qual comenta sobre o processo de digitalização que a empresa tem vindo a passar durante os últimos anos. Com o desenvolvimento do Portal de Compras, gerido pela JAGGAER, illycaffè aproximou-se cada vez mais do mercado de abastecimento actual e potencial.

A aceleração dos processos operacionais de compras e a recolha da informação necessária para realizar decisões permite aliviar a carga de trabalho dos trabalhadores, de modo a que possam concentrar-se em outras actividades principais. Este é, em resumo, o resultado alcançado por illycaffè com o projecto de digitalização de compras.

“A digitalização tem vindo a espalhar-se por todas as funções empresariais illycaffè há já alguns anos com intensidade variável, mas progressivamente para alcanzar uma transformação digital total, no qual Compras tem desempenhado um papel essencial”, diz Diego Pedroli, Director de Compras da illycaffè, na entrevista. “É inegável que com o desenvolvimento do canal de comércio electrónico nos aproximámos do consumidor final ao ponto de, durante a pandemia, o canal digital foi o primeiro contacto e a primeira experiência com o nosso café e a nossa marca, seguida da experiência fisica em nossos establecimentos. Com o desenvolvimento do portal de compras illycaffè, aproximámo-nos cada vez mais do mercado de sourcing de fornecedores actuais e potenciais em igual medida.”

 

“De facto, todos os intervenientes no processo de compra têm agora à sua disposição uma ferramenta de colaboração, desde a acreditação e qualificação, passando pelo sourcing, gestão de contratos, até à medição do desempenho e auditoria e gestão de riscos, concluindo o ciclo com o desenvolvimento do fornecedor em vez de eliminação”

Como Pedroli relata, “a digitalização dos processos também permitiu aliviar a carga de trabalho do pessoal do departamento de compras, a quem foram confiadas actividades de maior valor acrescentado”.

 A solução correcta

Illycaffè iniciou um estudo de mercado em 2017 para identificar as plataformas que poderiam satisfazer as suas necessidades. “Houve quatro elementos em particular que orientaram a escolha de adoptar um Portal de Compras”, enfatiza Pedroli:

 

1. Governance and Compliance: optimizar a traçabilidade dos processos para reduzir os riscos, promover uma gestão de 360 graus de todos os fornecedores. Promover a monitorização, a melhoria do desempenho, o cumprimento das directrizes e o processo de compra.
2. Métodos: introduzir metodologias partilhadas na comunidade global de compras, padronizar procedimentos, racionalizar os tempos de resposta interna e externa no processo de compras e impulsionar a melhora contínua através da partilha das melhores práticas.
3. Transparência: garantir um comportamento ético nos processos, bem como a acessibilidade a dados e informações.
4. Retorno económico: para obter benefícios económicos da digitalização dos processos e para registar uma redução do TCO nas diferentes categorias de despesas.

Compra digital: os elementos-chave do projecto illycaffè

“Desde o início, o processo de digitalização de compras foi apoiado pela direcção de topo, que acreditava fortemente neste projecto, bem como na participação activa na sua implementação no papel do Comité de Gestão”, recorda Pedroli. “Na minha opinião, este elemento foi decisivo para o sucesso da iniciativa”.

A decisão de partilhar a responsabilidade pela implementação entre os departamentos de compras e de IT-Organization-Processes foi também fundamental. A introdução ao projecto e a formação da equipa de Compras e das partes interessadas com sessões ad hoc, também foi fundamental para o desenvolvimento.

“Tudo isto nos permitiu gerir o projecto sem sobressaltos”, confirma Pedroli. “Finalmente, não podemos esquecer o papel crucial desempenhado pelo nosso parceiro tecnológico, JAGGAER, que não só forneceu a plataforma mas também nos acompanhou ao longo de todo o processo de transformação digital”.

O futuro das compras na illycaffè

“O objectivo de consolidar a utilização do portal de compras a nível global já está na nossa agenda, não só para as várias funções da empresa, mas também para os fornecedores que interagem com todas as filiais estrangeiras. Está também a ser avaliada uma maior colaboração com fornecedores a nível mundial em apoio ao processo Procure-to-Pay (P2P). A utilização de inteligência artificial para automatizar alguns processos de controlo e verificação, do ponto de vista da automação de processos robóticos (RPA)”

“Em conclusão, o processo de transformação digital da nossa cadeia de abastecimento, iniciado há alguns anos, tem o nosso total apoio. Os novos desafios e os nossos sucessos futuros estarão cada vez mais vinculados à digitalização de todo o processo empresarial: ‘do grão à taça'”, conclui Pedrolli