La solución de eProcurement de JAGGAER permite a Fred Hutchinson impulsar su lucha contra el cáncer

Perfil del cliente

La misión del Centro de Investigación del Cáncer Fred Hutchinson es la eliminación del cáncer y otras enfermedades. «Fred Hutch», como se suele llamar al centro, lleva a cabo investigaciones de gran nivel para mejorar la prevención y el tratamiento del cáncer, junto a sus enfermedades derivadas.

Hogar de tres premios Nobel, los equipos interdisciplinarios de científicos de Fred Hutch, mundialmente conocidos, buscan formas nuevas e innovadoras de prevenir, diagnosticar y tratar el cáncer, el VIH y otras enfermedades potencialmente mortales. El trabajo pionero de Fred Hutch en el trasplante de médula ósea condujo al desarrollo de la inmunoterapia, que aprovecha el poder del sistema inmunitario para tratar el cáncer. Fred Hutch, el instituto de investigación independiente y sin ánimo de lucro con sede en Seattle, alberga el primer programa de investigación para la prevención del cáncer, así como el centro clínico de coordinación de la Iniciativa para la Salud de la Mujer y la sede internacional de la Red de Ensayos de Vacunas contra el VIH.

Descarga el caso de éxito en inglés

En 2009, el Fred Hutch se estaba expandiendo rápidamente, el centro de investigación acababa de iniciar la construcción de una nueva instalación y tenía previsto añadir dos más en la próxima década. Pese a su asombroso crecimiento, en los laboratorios y en el departamento de compras sabían que su actual función de compras dejaba mucho que desear. Más allá de su ineficacia, el hecho era que si querían seguir creciendo y liderar la lucha contra el cáncer, su forma de gestionar las compras era insostenible.

Mark Burch, director de materiales del centro, buscaba una solución que pudiera crecer con Fred Hutch y que ayudara a aliviar los procesos que consumían mucho tiempo y proporcionara más tiempo a los investigadores para realizar sus tareas prioritarias.

Burch había visto este problema de primera mano desde que se unió al Fred Hutch en 1999. «El proceso para pedir incluso un solo artículo, ya sea un producto químico o un material de oficina, era tremendamente ineficaz», comenta Burch. Un investigador tenía que sacar un catálogo en papel en su laboratorio, en ocasiones no actualizado, y localizar el artículo que buscaba, para luego rellenar una solicitud de papel de tres páginas. Anotaban el nombre del proveedor, el número de producto, etc., y al terminar colocaban el formulario en un sobre que luego tenía que recoger un servicio de entrega por correo y enviarlo a compras. En compras, un miembro del equipo clasificaba las solicitudes y pasaba cada una por un comprador autorizado que determinaba si era el proveedor apropiado para esta situación.

En esa llamada, el comprador tendría que confirmar la disponibilidad y el precio, y luego utilizar esa información para completar el papeleo de la solicitud, asignar un pedido, enviarlo al proveedor y finalmente introducirlo manualmente en el sistema ERP. «Luego, por supuesto, había que esperar de seis a diez días para que el artículo llegara», explica Burch. Esto tenía que cambiar, y aunque la organización intentó crear su propia solución tecnológica en un momento dado, pronto se dió cuenta de que no tenía la experiencia necesaria para ampliar dicho sistema de forma eficiente. La búsqueda de un proveedor de soluciones estaba en marcha.

Una organización de categoría mundial como el Fred Hutch necesitaba a un partner que respondiera a sus expectativas y que «aporte las mismas habilidades, el mismo enfoque y la misma energía de los que el centro se enorgullece. Necesitábamos un partner que nos ayudara a contar con 40 proveedores activos en el momento del lanzamiento de la nueva herramienta de compras. Un objetivo ambicioso, pero crucial para presentar el nuevo sistema de compras a los investigadores del Fred Hutch», explica Burch. «Si el sistema no se pusiera en línea con todo el contenido que mis clientes científicos internos están acostumbrados a ver, y no tuviera los artículos que necesitan, su primera impresión será que no vale la pena su tiempo, y no lo utilizarán. »

Solución

Con JAGGAER, el Fred Hutch encontró el socio que buscaba en la lucha contra el cáncer. No sólo por los 40 proveedores activos en la solución de eProcurement de JAGGAER cuando se puso en marcha, sino por su aumento a casi 300 con el tiempo, ya que el poder añadir catálogos en línea permitió que eProcurement fuese la solución ideal para el equipo de compras de Fred Hutch. La mayoría de esos proveedores han alojado contenidos en la solución, algo clave para la organización, ya que le da más control y le ayuda a obtener datos sobre las actividades de compra.

El análisis basado en datos de eProcurement permite utilizar adecuadamente las funciones de automatización y gestionar mejor el gasto. Las funciones de análisis de datos de la herramienta fueron un punto clave para el Fred Hutch cuando buscaban soluciones: «Si no tienes una buena guía a través de las montañas de datos que produce una herramienta y que te permita encontrar ideas que sean significativas para tu negocio, estás perdiendo tiempo y dinero», comenta Burch. «JAGGAER realmente entiende las necesidades del cliente en la gestión de su negocio, y se adapta para ayudar a apoyar esas actividades».

 

Desde la asociación con JAGGAER, el departamento de compras del Fred Hutch ha multiplicado por ocho su volumen, con un 20% menos de personal de compras. A diferencia del antiguo y largo proceso de compras que describió Burch, ahora los investigadores pueden acceder a la plataforma de JAGGAER y pedir fácilmente los artículos que necesitan a través de eProcurement. Con herramientas sencillas, como la búsqueda de palabras clave y las listas de favoritos, se tarda sólo unos instantes en obtener una lista de artículos y con precio negociado. A partir de ahí, el sistema enviará los artículos a compras, donde el ERP convierte (cada hora) las solicitudes en pedidos y los coloca en el sistema del proveedor.

Esto ha permitido al Fred Hutch convertir el 72% de los pedidos en órdenes de compra y tenerlos en camino en el mismo día, el otro 18% se tramita al día siguiente. Esta eficacia aporta mucha confianza al laboratorio, y los artículos se reciben en un tercio del tiempo que solían tardar (de uno a tres días de media). Los costes de inventario también se han reducido de forma significativa, «este es el principal ahorro de costes», comenta Burch. Una entrega tan rápida permite a los científicos no tener que almacenar materiales para la próxima vez que los necesiten y así no tienen que esperar una semana o dos para la entrega, o comprar artículos para una necesidad futura que nunca llega.

Más allá del ahorro de costes, este sistema de compras mejorado permite algo aún más crucial: permite a los investigadores a tener tiempo para sus actividades prioritarias. «Cuando un investigador de una gran universidad se unió al Fred Hutch , lo mejor de unirse al centro era que disponía de una hora completa, o incluso noventa minutos diarios, que antes solía dedicar a gestionar los suministros en el laboratorio. Eso supone una enorme cantidad de tiempo que ahora puede dedicar al próximo fármaco contra el cáncer o al siguiente avance en inmunoterapia, añade Burch. «JAGGAER ayuda al equipo de investigación del Fred Hutch a volver al trabajo innovador que sólo ellos pueden hacer», finaliza.