Perfil del cliente

Cada día, 2.500 millones de personas utilizan los productos de Unilever para sentirse bien, tener un buen aspecto y disfrutar más de la vida. Con más de 400 marcas compradas en 190 países, Unilever obtuvo unos ingresos de 53.700 millones de euros en 2017 y trece de sus marcas generan ventas de más de mil millones de euros. Con sedes en Londres y Rotterdam, la empresa tiene un único consejo de administración y cuatro grandes divisiones: Alimentos, Refrescos (bebidas y helados), Cuidado del Hogar y Belleza y Cuidado Personal. Unilever cuenta con instalaciones de investigación y desarrollo en China, India, Países Bajos, Reino Unido y Estados Unidos y realiza el 57% de su negocio en los mercados emergentes.

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Los retos

La relación de Unilever con JAGGAER se remonta a 1998 con lo que entonces era el Centro de Negocios de Transporte (TBC) de Unilever en Norteamérica. Con el tiempo, este compromiso se ha ampliado a nivel mundial y sigue centrándose más las categorías de abastecimiento y gestión de contratos dentro de las compras: el transporte y la logística. En los últimos años, JAGGAER ha llevado a cabo varios eventos de sourcing guiado con Unilever, incluido uno para envíos refrigerados de helados en Norteamérica, que supuso un ahorro de ocho cifras.

Los contratos son muy dinámicos en esta categoría, porque hay muchas partes en movimiento. «Una instantánea tomada hoy del año pasado puede cambiar mucho de cara al año siguiente. Hay que tenerlo en cuenta a la hora de modelar las adjudicaciones. Además, como hay limitaciones de capacidad de los transportistas y complejidades de las licitaciones, es crucial tener en cuenta los escenarios de carriles divididos y las relaciones de respaldo primario», explica William Robinson, Engagement Manager de JAGGAER. «Por lo tanto, hay una evolución constante y progresiva para las categorías dinámicas, como el transporte, lo que hace que el seguimiento del uso y el cumplimiento a lo largo del tiempo con los cuadros de mando sea tan significativo para estas categorías que, de otro modo, son extremadamente difíciles de abarcar», añade.

La solución

Claire Blake, Jefa de Equipo de Servicios Profesionales para EMEA, explica además por qué JAGGAER estaba en una posición única para satisfacer los requisitos de Unilever: «El Centro de Negocios de Logística de Unilever, que se nutre de una serie de módulos bajo el paraguas de JAGGAER ONE, puede ofrecer a los clientes suites específicas para la categoría de transporte que cubren las necesidades precisas de extremo a extremo para el sourcing avanzado, los contratos y la gestión de tarifas, los complejos procesos de aprobación de matrices, el cumplimiento del flujo de trabajo, etc., además de las integraciones de entrada y salida. Podemos construir soluciones analíticas escalables y robustas, probarlas y desplegarlas en múltiples geografías con relativa rapidez».

Creación de cuadros de mando analíticos robustos

En 2019, la empresa decidió embarcarse en un proyecto para implementar cuadros de mando globales para los eventos de abastecimiento y contratación. Estos deberían proporcionar a los usuarios finales visibilidad en todo el ámbito asignado. Con múltiples equipos de negocio trabajando en todo el mundo, el TBC es una fuente de información integrada sobre licitaciones y pagos, lo que proporcionó una base sólida para construir una solución de análisis. Sin embargo, la forma en que se capturan los datos en las distintas regiones y países difiere en cierta medida, por lo que esto supuso un reto de integración.

Toda la información de los contratos y los datos reales de la base de datos JCS de Unilever, la información del sistema de pagos, además de la información generada por los flujos de trabajo y las matrices de aprobación en los módulos de abastecimiento y contratos de JAGGAER, se integran en los cuadros de mando analíticos de JAGGAER. Los informes se presentan en Tableau.

Los cuadros de mando, que se han implementado con JAGGAER Spend Analytics, están diseñados para responder a una serie de preguntas, guiando al usuario final a través de un viaje de comprensión esencial de los datos en varias áreas funcionales. Los cuadros de mando tienen un alcance global, cubriendo todas las regiones fuera de Europa, con usuarios capaces de obtener una rápida visión general y profundizar rápidamente en áreas particulares de interés, tales como por equipo, cluster, cartera, mercado y modos (incluyendo aéreo, intermodal, menos de carga de camión, océano, ferrocarril, carga de camión y almacenamiento).

Los cuadros de mando de aprovisionamiento responden a cualquier pregunta relacionada con las actividades de aprovisionamiento de Unilever, proporcionando una gran cantidad de información procesable y conocimientos sobre los suministros y las actividades de participación de los proveedores, como las solicitudes de información, las peticiones de ofertas y las subastas, yendo más allá de las vistas de visibilidad estándar, con instantáneas analíticas detalladas, como las desviaciones y los procesos y actividades que podrían optimizarse aún más. Se trata sobre todo de responder a preguntas de visibilidad como:

• ¿Cuál es el número total de peticiones de oferta que se han completado?
• ¿Cuántos eventos (peticiones de oferta) se han ejecutado por división/ubicación/categoría/evento/ronda?
• ¿Cuál es el número medio de escenarios en una petición de oferta?
• ¿Se recomiendan nuevos proveedores para recibir negocios?

Los gestores y administradores de contratos de Unilever pueden ahora aprovechar información útil para respaldar sus actividades de aprovisionamiento estratégico, como la planificación de la cartera de pedidos, y ayudar a formular estrategias de licitación para maximizar los ahorros por categoría. Un usuario final puede encontrar respuestas a preguntas fundamentales como el número total de eventos, el número de proveedores y la participación de los mismos. Esto puede hacerse de un vistazo utilizando pantallas e informes estándar, como el panel de actividades, el resumen de eventos y el informe de adopción.

Una mina de oro de información

«A medida que los usuarios profundizan en esta mina de oro de información, pueden comprender mejor y obtener nuevos conocimientos sobre lo que funciona bien y lo que no, que les permite diseñar estrategias y acciones correctivas basadas en datos concretos», afirma Srestha Dutta, director senior de Global Process & Technology.

Los cuadros de mando de contratos y de utilización de contratos ofrecen una serie de informes sobre el número de contratos repartidos por diferentes dimensiones. La principal ventaja es que permiten a los gestores y administradores de contratos identificar los contratos que no se están utilizando de forma óptima y los proveedores asociados a ellos. De nuevo, esto significa que pueden tomar medidas basadas en información sólida.

El tipo de preguntas que se abordan principalmente aquí incluyen, por ejemplo, ¿cuál es el tiempo de aprobación de los contratos o el tiempo de entrega? ¿Cuántos contratos expiran a corto plazo y en qué categorías? ¿Cuál es la distribución de la utilización de los contratos, con una aproximación del 10%? ¿Cuál es el valor del contrato para cada una de estas bandas de utilización de contratos del 10 por ciento? ¿Y cómo varía la utilización de los contratos con el valor de los mismos? ¿Cuál es la utilización de los contratos por categoría para las diez principales categorías (o proveedores)?

Con las respuestas a estas y otras preguntas similares, el usuario puede desglosar los contratos y proveedores que necesitan algún tipo de acción correctiva, por ejemplo, debido a la infrautilización o sobreutilización de un contrato con un determinado proveedor en una ruta específica. También en este caso, los análisis multidimensionales permiten a los usuarios de Unilever filtrar los datos en varias áreas de interés. «Lo bueno del sistema es que se puede hacer todo esto de forma rápida y sencilla, ya sea haciendo clic en un gráfico del cuadro de mandos o utilizando las opciones de filtro incorporadas en la cabecera del cuadro de mandos, en la parte superior de cada uno de ellos», afirma Srestha Dutta.

El futuro

Una mano más fuerte en la próxima negociación

«Lo que es realmente beneficioso es que obtenemos una visión instantánea de lo real frente a lo planificado en todos nuestros contratos, si nuestro gasto con un determinado transportista es mucho más o mucho menos», añade Srestha Dutta. Con esta información, Unilever puede reevaluar la relación y estar en una posición mucho mejor para negociar la próxima vez. El cuadro de mandos ayudará a descubrir otros problemas, como las áreas en las que hay una excesiva fragmentación de los proveedores, identificando oportunidades para una mayor consolidación.

«En la categoría de transporte y logística hay infinitas variables y circunstancias imprevisibles. Por lo tanto, la capacidad de identificar dónde la gestión de los contratos va según lo previsto o, por el contrario, dónde se está desviando debido a una infrautilización o a una sobreutilización es un verdadero activo. Prevemos que los cuadros de mando de JAGGAER aportarán muchas ventajas a la planificación de los contratos y a las estrategias de licitación, permitiéndonos invertir la erosión del ahorro y obtener un mayor valor de nuestros proveedores de transporte y logística», concluye Srestha Dutta.

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